Poskytnutie vybraných služieb súvisiacich so zabezpečením odbornej konferencie v decembri 2024

Opis

Predmetom zákazky je zabezpečenie odbornej konferencie vo forme diskusných panelov, prezentácií pre max. 200 účastníkov (vrátane organizátorov, spíkrov/panelistov, tlmočníkov) a to počas dvoch za sebou idúcich pracovných dní v priebehu časového obdobia od 2.12. – 13.12.2024 (2.12.2024 môže byť len Deň 0). Uchádzač môže uviesť v ponuke aj viaceré vhodné termíny v požadovanom časovom období za predpokladu, že cena za ponúkané termíny bude totožná. Súčasťou hotela musí byť školiaca alebo kongresová miestnosť s kapacitou pre 200 účastníkov so sedením školského typu. Kongresová miestnosť musí byť dostupná oba dni (sprístupnená aj deň pred konferenciou (Deň 0) na konkrétny čas) vrátane kompletného technického vybavenia pre zabezpečenie plynulého priebehu konferencie. Hotel musí v navrhovanom dostupnom termíne disponovať aj dostatočným počtom ubytovacích kapacít počas dvoch nocí nasledovne – ubytovanie v Deň 0 pre 72 osôb, ubytovanie Deň 1 pre 72 osôb (spolu 144 osobonocí), vrátane raňajok pre tieto osoby. Menný zoznam osôb bude verejným obstarávateľom poskytnutý v dostatočnom časovom predstihu pred konaním konferencie. Súčasťou zákazky je zároveň aj zabezpečenie cateringu s obsluhou počas celej doby trvania konferencie (oboch dní, t. j. deň 1 a deň 2), vrátane raňajok, coffee breakov, obedov a večere počas oboch dní konferencie. V prvý deň konferencie (deň 1) sa uskutoční večerný networking, ktorého súčasťou bude spoločná pracovná večera pre všetkých účastníkov konferencie v priestoroch hotela, po ktorej bude nasledovať spoločenský kultúrny program (hudobné/tanečné vystúpenie). Deň pred prvým dňom konferencie (Deň 0) sa uskutoční spoločná večera pre max. 30 osôb vo vyhradenom priestore hotela (napr. v rámci malého salóna, prípadne v oddelenej časti reštaurácie). Súčasťou zákazky je aj bezplatné poskytnutie dostatočného počtu parkovacích miest prislúchajúcich k hotelu (v bezprostrednej blízkosti hotela) pre minimálne 50 áut. Podrobný opis predmetu zákazky je uvedený v prílohe č. 1 tejto výzvy „Opis predmetu zákazky“. Súčasťou zákazky je aj bezplatná rezervácia ubytovania pre 100 účastníkov konferencie (vyžadovaná je variabilnosť ubytovacích kapacít jednolôžková/dvojlôžková/viaclôžková) do 30 dní pred konaním konferencie. Účastníci si budú sami a na vlastné náklady rezervovať ubytovanie.